Digitalización RGPD-LOPD Formación y Gestión Documental

Gestión Documental

La Gestión Documental le ayudará a mejorar su empresa.

GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVADO AUTOMÁTICO DE DOCUMENTOS

Archivar documentos. Una buena Gestión Documental y el uso eficiente del espacio es importante. La gran mayoría de gestion documentalellos no se buscarán nunca, pero han de guardarse, por si acaso, y los archivos en papel pueden llegar a ocupar grandes espacios y representar altos costes.

Por ello es necesario mantener un control de acceso a los documentos y disponer de su trazabilidad

Además de realizar búsquedas rápidas y flexibles dentro del archivo electrónico

Mantener una estructura única, independientemente de las personas que acceden

Asegurar la información, ante causas imprevistas (fuego, agua u otros desastres, con un sistema de backup sencillo, automático y desatendido. Así:

  • Reduce el tiempo de archivo en un 90%
  • Gracias a la clasificación automática, los documentos pasan del papel al AZ Electrónico al instante, quedando archivados en su correspondiente carpeta

….cada cosa en su sitio y de forma automática

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CREACIÓN AUTOMÁTICA DE ARCHIVOS Y CARPETAS

ENVÍO MASIVO Y AUTOMÁTICO DE MAILS

  • Gestión de pedidos a proveedores
  • Envío de facturación electrónica a clientes
  • Control de nóminas a empleados

AUDITORÍA GLOBAL QUE RECOGE TODOS Y CADA UNOS DE LOS PROCESOS REALIZADOS CON LOS ARCHIVOS.

HISTORIAL DETALLADO POR:

  • Archivo
  • Expediente
  • Flujo de trabajo

La información que manejan las empresas aumenta diariamente (pedidos, albaranes, facturas, expedientes, proyectos, catálogos, normas y procedimientos, etc.). Es común a todas las empresas, sin importar su tamaño, la problemática de gestionar su documentación. La gestión documental es la manipulación eficiente de todo ese volumen de contenidos en formato electrónico, con el objetivo de reducir costes, espacio y obtener acceso inmediato a toda la información. Por lo tanto, se busca:

  • Sencillez y Accesibilidad: Para que de una forma segura y rápida se tiene acceso  a toda la documentación de manejo
  • Seguridad: Así, la información se encuentra más segura, convirtiendo las puertas en contraseñas, contra accesos no autorizados
  • Ahorro: Debido a la reducción del espacio físico de almacenamiento y del tiempo empleado en las búsquedas
  • Productividad: Ya que la productividad mejora al tener un acceso más eficiente y rápido a la información

Además el sistema le permitirá:

  • Conexión a Bases de Datos para creación de estructuras.
  • Y también la carga automática de ficheros desde el ERP del cliente (Proveedores, bancos, clientes, trabajadores, etc)

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NO PIERDA SU TIEMPO NI SU DINERO BUSCANDO DOCUMENTOS. DÉJENOS AYUDARLE Y LE GARANTIZAMOS LA RECUPERACIÓN DE SU INVERSIÓN IMPLEMENTANDO UN BUEN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN SU EMPRESA.